Nascon Contabilidade

Devido ao crescimento da procura quanto ao envio de documentos de maneira digital (e-mail, whatsapp, fotos, google drive e outros), precisamos esclarecer alguns fatores.

Em suma, é inviável financeiramente manter essa escrituração, pois a documentação precisa ser tratada legalmente da seguinte maneira:

Qualquer outra forma de apresentação de contabilidade escriturada de maneira digital é IRREGULAR, ou INIDÔNEA, e tratada como sem valor fiscal.

Assim sendo, o custo para todos estes requisitos se torna impraticável para empresário e contador. Por isso solicitamos aos clientes que enviem o documento impresso, para que possamos contabilizá-lo e manter o documento em papel, facilitando assim inclusive a entrega e mostragem num momento de procedimento fiscalizatório.

Aos clientes que mesmo assim ainda demonstrem interesse em fazer o envio de dados digitais, solicito a gentileza de entrar em contato comigo, para que eu possa elaborar orçamento de custo mensal a ser agregado no honorário, relativo à contratação de serviços de guarda digital, volume de documentos e assinaturas digitais, além de toda a sorte de outras modificações, dispostas conforme a RESOLUÇÃO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC Nº 1.020 DE 18.02.2005, abaixo descrita:

RESOLUÇÃO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC Nº 1.020 DE 18.02.2005

D.O.U.: 02.03.2005 – retificado no DOU de 16.02.2007

Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

O Conselho Federal de Contabilidade, no exercício de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando que as Normas Brasileiras de Contabilidade e suas Interpretações Técnicas constituem corpo de doutrina contábil que estabelece regras de procedimentos técnicos a serem observadas quando da realização de trabalhos;

Considerando que a forma adotada de fazer uso de trabalhos de instituições com as quais o Conselho Federal de Contabilidade mantém relações regulares e oficiais está de acordo com as diretrizes constantes dessas relações;

Considerando que o Grupo de Trabalho das Normas Brasileiras de Contabilidade, instituído pelo Conselho Federal de Contabilidade, atendendo ao que está disposto no Art. 1º da Resolução CFC nº 751, de 29 de dezembro de 1993, elaborou a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica; Considerando que por se tratar de atribuição que, para o adequado desempenho, deve ser empreendida pelo Conselho Federal de Contabilidade em regime de franca, real e aberta cooperação com o Banco Central do Brasil (Bacen), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Educação, a Secretaria Federal de Controle, a Secretaria da Receita Federal, a Secretaria do Tesouro Nacional e a Superintendência de Seguros Privados, resolve:

Art. 1º Aprovar a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário excluindo o item NBC T 18 – Assinatura Digital do art. 7º da Resolução CFC nº. 980/03, publicada no DOU, em 12 de novembro de 2003, seção 1, página 261.

Ata CFC nº 868

NBC T 2 – DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
NBC T 2.8 – DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMA ELETRÔNICA

2.8.1. DISPOSIÇÕES GERAIS 

2.8.1.1. Esta norma estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista.

2.8.1.2. A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às NBC T 2.1, NBC T 2.2, NBC T 2.3, NBC T 2.4, NBC T 2.5, NBC T 2.6 e NBC T 2.7 e aos requisitos adicionais estabelecidos nesta norma.

2.8.1.3. O processo de certificação digital deve estar em consonância com a legislação vigente e as normas estabelecidas pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil.

2.8.2. CONTEÚDO

2.8.2.1. Para fins desta norma, a expressão “em forma contábil” de que trata o item 2.1.2 “b” da NBC T 2.1 deve conter, no mínimo:

a) data do registro contábil;

b) conta(s) devedora(s);

c) conta(s) credora(s);

d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;

e) valor do registro contábil.

2.8.2.2. O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.

2.8.2.3. Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:

a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;

b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;

c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;

d) vários registros a débito e vários registros a crédito.

2.8.2.4. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, conforme segue:

a) Os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil;

b) Os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e da pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser apresentados aos serviços notariais para autenticação nos termos da lei. 

2.8.2.5. A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros, relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.

2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Re Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.

2.8.2.7. Além dos demais livros exigidos por lei, o “Livro Diário” e o “Livro Razão” constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil.

2.8.2.8. Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função. 

2.8.2.9. No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.

2.8.2.10. A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de certificação digital regulamentado pela ICP – Brasil ou submetê-los aos serviços notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros documentos a partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e certificados digitais, conforme estabelecido nesta Norma, para fazer fé perante terceiros. 

2.8.2.11. O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao Registro Público competente.

2.8.2.12. O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou magnético, devidamente assinados digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei. 

JOSÉ MARTONIO ALVES COELHO

Presidente do Conselho